Bàn giao ca trực của nhân viên bảo vệ là khâu vô cùng quan trọng trong nghề bảo vệ. Đây được xem là bước xác nhận và báo cáo kết quả công việc. Những vật dụng, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản của người bảo vệ ca trước bàn giao lại cho người bảo vệ ca trực sau có tính pháp lý trong giao nhận tài sản. Những công việc đã làm và chưa làm được bàn giao cho nhau cũng để cùng nhau tiếp nối hoàn thành trách nhiệm. Bàn giao ca trực phải ghi nhận vào sổ hoặc biên bản. Vậy mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ là gì? Hãy tìm hiểu cùng Bảo vệ PMV trong bài viết này nhé.

Xem thêm: Quy trình giao nhận ca trực bảo vệ

Mục lục bài viết

Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ là gì?

Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ là một form có đầy đủ các thông tin, đề mục cần thiết. Nó giúp cho nhân viên bảo vệ thực hiện việc liệt kê, ghi chép và bàn giao cho nhau một cách dễ dàng, đầy đủ và chi tiết. Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ có thể được in sẵn hoặc không cần in sẵn.

Có bao nhiêu mẫu sổ bàn giao ca trực

Có rất nhiều mẫu sổ bàn giao ca trực. Lý do là bởi tùy thuộc vào đặc điểm mục tiêu và những yêu cầu nhiệm vụ mà các nhân viên bảo vệ phải thiết kế ra các mẫu sổ bàn giao ca trực.

Mặc dù vậy, có hai loại mẫu sổ bàn giao ca trực đặc trưng nhất đó là mẫu sổ in sẵn và mẫu viết tay.

1). Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ được in sẵn

Mẫu này có ưu điểm đẹp mắt, tiện dụng, dễ dùng. Nhưng nhược điểm là bị hạn chế nội dung cần bàn giao, hoặc có khi dư thừa khoảng trống. Thông thường mẫu sổ bàn giao ca trực mà được in sẵn sẽ phân ra từng đoạn theo từng mục. Trường hợp mục đó có ít nội dung để điền vào thì phần khoảng trống sẽ dư ra nhiều, không dùng đến, gây lãng phí. Nhưng nếu mục đó có quá nhiều nội dung cần ghi thì có thể bị thiếu giấy khiến cho bảo vệ lúng túng và có thể dẫn đến ghi chép không đầy đủ.

2). Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ được viết tay

Các mẫu sổ viết tay là sổ bàn giao ca trực bảo vệ không cần in sẵn. Mẫu này sẽ khắc phục được nhượng điểm của mẫu in sẵn. Tuy nhiên, để sử dụng tốt thì người nhân viên bảo vệ phải thuộc lòng những đề mục của mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ. Những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, có kinh nghiêm nghiệm thường không thích dùng mẫu sổ bàn giao ca trực mà đã in sẵn.

Nội dung mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ gồm những gì?

Một mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ đầy đủ sẽ gồm những nội dung, đề mục, như sau:

Ca trực, ngày, tháng, năm; để ghi nhận thời gian làm việc
Thông tin về người trực / những người cùng trực, vị trí canh trực, các công cụ hỗ trợ trang thiết bị kèm theo (nếu có),
Tình hình, tình trạng lúc giao nhận ca. Mục này sinh ra để ghi nhận điều kiện khách quan của thời điểm nhận ca. Nó có ý nghĩa trong việc xác định yếu tố thuận lợi, khó khăn khi bắt đầu ca trực. Mặc dù vậy, rất nhiều nhân viên bảo vệ không biết cách ghi nhận mục này.
Diễn biến ca trực. Mục này ghi nhận thứ tự nhật ký các hoạt động xảy ra trong ca, và các đề mục chính những công việc mà nhân viên bảo vệ đã làm trong ca trực. Mục này cũng ghi nhận cả những sự vụ việc đã xảy ra (nếu có), tất nhiên là chỉ ghi tóm tắt.
Kết thúc ca trực – bàn giao ca trực. Trong mục bàn giao ca trực có thể được chia làm nhiều mục nhỏ như: Bàn giao tài sản, trang thiết bị. Bàn giao công việc. Bàn giao công cụ hỗ trợ, v.v

Tùy theo tính chất công việc của từng Mục tiêu mà các mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ có thể thay đổi thêm/bớt một số nội dung.

Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ được in sẵn

Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ được in sẵn, đóng cuốn có những ưu điểm và nhược điểm. Ưu điểm là tiện dụng và giảm bớt thời gian cho nhân viên bảo vệ. Nhược điểm bị hạn chế khi diễn biến ca trực có nhiều nội dung sẽ không đủ giấy trình bày.

Tùy theo đặc điểm và yêu cầu công việc của từng Mục tiêu, từng vị trí mà mẫu bàn giao ca trực sẽ khác nhau. Tại một số mục tiêu không coi trọng việc ghi nhận diễn biến ca trực; hoặc diễn biến ca trực thường không có phát sinh đặc biệt thì nên dùng mẫu in sẵn.

Xem mẫu dưới đây là một ví dụ:

Lưu ý: Mẫu nêu trên chỉ sử dụng cho một số Mục tiêu. Đây không phải là mẫu duy nhất của Công ty dịch vụ bảo vệ PMV. Để biết thêm các mẫu, hãy liên hệ PMV hoặc xem trong: https://www.baovepmv.com/tai-lieu-nghiep-vu-bao-ve/

Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ viết tay

Sổ bàn giao ca trực viết tay là hình thức được PMV dùng nhiều nhất. Ưu điể của viết tay là trình bày được đầy đủ các nội dung, diễn biến ca trực. Tuy nhiên, nhược điểm là nhân viên bảo vệ phải viết nhiều; và cần những kỹ năng chữ đẹp, trình bày tốt.

Vậy thì một mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ sẽ bao gồm những thông tin gì? Và các thông tin đó mang ý nghĩa gì? Sau đây là một mẫu hoàn chỉnh của một ca trực bảo vệ tại Nhà Máy để các bạn cùng tham khảo.

Ca trực Sáng, từ 06:00 đến 18:00, ngày 03 tháng 08 năm 2022

NHÂN VIÊN TRỰC:

Nguyễn Tùng Lâm; Số hiệu: 211036

Vị trí trực: C2 – Cổng Phụ số 2

Công cụ hỗ trợ và trang thiết bị gồm: Bộ đàm, Rùi cui sắt, Đèn pin, Gương cầu lồi. Sổ nhật ký, sổ xuất hàng, sổ nhập hàng, sổ theo dõi thầu phụ, sổ nội bộ.

TÌNH HÌNH LÚC NHẬN CA:

Đến nhận ca lúc 05:45, sau khi kiểm tra mục tiêu, vị trí làm việc không phát hiện bất thường. Cont số PSSU 201376 1 lên hàng chưa xong còn nguyên niêm siêu số SA 16248. Tiếp nhận vị trí trực lúc 05:57 phút. Người ca trước Trần Thanh Vũ rời khỏi vị trí ra về lúc 06:02

Tại thời điểm nhận ca, thời tiết bình thường. Nhà máy chưa đi vào hoạt động. Khu vực vị trí chỉ có một công nhân tạp vụ đang quét dọn. Đèn chiếu sáng được tắt lúc 06:05.

DIỄN BIẾN CA TRỰC

06:35 Ca trưởng Bình đến vị trí kiểm tra, rời đi lúc 06:40

07:05 Công nhân Kho A và Kho B bắt đầu có mặt khu vực Kho

07:18 Làm thủ tục đăng ký cho xe Cont 51C – 176.15 vào Kho A nhận hàng

07:30 Nhà máy bắt đầu vào làm việc

07:35 Làm thủ tục cho xe Tải 72B-024.87 vào nhận hàng tại Kho B

08:10 Làm thủ tục cho Nhà Thầu Đại Phát vào sửa chữa khu vực Lò Hơi. Tổng số có 6 người vào, chi tiết tại sổ theo dõi nhà thầu ra vào.

08:20 Đội trưởng Hùng đến vị trí kiểm tra, rời đi lúc 08:30

08:35 Làm thủ tục cho xe Cont 60C-115.25 vào kho B nhận hàng

09:15 Làm thủ tục và kiểm soát xe Tải 51A-215.18 vào giao hàng tại kho Phụ Liệu. Chi tiết trong sổ nhập hàng

09:30 Làm thủ tục cho xe đầu kéo 60A-068.15 vào kéo Cont số PSSU 201376 1 ra cổng. Chi tiết tại sổ xuất hàng

09:55 Kiểm soát và làm thủ tục cho xe Tải 72B-024.87 ra cổng. Chi tiết tại sổ xuất hàng,

10:30 Làm thủ tục đăng ký cho xe Cont 50C – 135.79 vào Kho A nhận hàng

11:15 Kiểm soát xe Tải 51A-215.18 rời khỏi nhà máy

11:25 Kiểm soát nhóm Công nhân nhà thầu Đại Phát ra cổng

11:30 Kho A và kho Nguyên Liệu nghỉ ăn trưa

11:45 Kho B và kho Phụ Liệu nghỉ ăn trưa

11:50 – 12:00 tuần tra khu vực vị trí, tình trạng vị trí bình thường

12:00 đến 12:20 ăn trưa tại vị trí

DIỄN BIẾN CA TRỰC (Phần Tiếp Theo)

12:25 – 12:35 tuần tra khu vực vị trí, tình trạng vị trí bình thường

12:45 Công nhân trở lại làm việc

12:55 Làm thủ tục cho Nhà Thầu Đại Phát vào sửa chữa khu vực Lò Hơi. Tổng số có 5 người vào, chi tiết tại sổ theo dõi nhà thầu ra vào,

13:15 Ca trưởng Bình đến vị trí kiểm tra, rời đi lúc 13:20

13:30 Làm thủ tục cho xe Tải 51B-217.14 vào lấy hàng Kho A.

13:35 Cán bộ giám sát Phạm Văn Hiệp đến kiểm tra, rời đi lúc 13:55

14:10 Kiểm soát và làm thủ tục cho xe Cont 60C-115.25 ra khỏi nhà máy. Chi tiết trong sổ xuất hàng

14:30 Làm thủ tục đăng ký cho xe Cont 50C – 144.12 vào Kho B nhận hàng

15:10 Kiểm soát và làm thủ tục cho xe Cont 51C – 176.15 ra khỏi nhà máy. Chi tiết trong sổ xuất hàng

15:25 Đội trưởng Hùng đến vị trí kiểm tra, rời đi lúc 15:30

16:30 Kiểm soát và làm thủ tục cho xe Cont 50C – 135.79 ra khỏi nhà máy. Chi tiết trong sổ xuất hàng

16:55 cùng Mr. Vũ niêm Seal số SA 16214 cho Cont 50C – 144.12 tại Kho B. Cont chưa đủ hàng nên ở lại qua đêm. nhận hàng

17:00 Quan sát Công nhân ra về đi (đi cổng C1)

17:05 – 17:15 tuần tra, kiểm tra khu vực vị trí, tình trạng vị trí bình thường

17:30 chuẩn bị mọi thứ để bàn giao ca trực

17:40 Nhân viên Đỗ Hữu Bình đến vị trí nhận ca trực

18:00 Kết thúc ca trực bàn giao cho ca sau.

BÀN GIAO CHO CA SAU

Về công việc:

– Xe Cont BKS 50C – 144.12 đang đậu tại Kho B, do chưa lên đủ hàng nên ở lại qua đêm. Đã có niêm Seal số SA 16214.

– Nhóm công nhân nhà thầu Đại Phát gồm 5 người ở lại làm việc tại khu vực Lò Hơi. Xem chi tiết thêm trong Sổ Nhà Thầu. Nhớ kiểm soát khi họ ra về

– Kho A còn Ms. Hoa và Ms. Diệu ở lại làm việc

– Kho B còn Mr. Vũ, Ms. Hằng, Mr. Hậu ở lại làm việc

– Khu vực vị trí chốt trong Mục tiêu ổn định, không có gì bất thường.

– Hệ thống đèn chiếu sáng đã bật thử, tất cả hoạt động bình thường,

Về Tài Sản tại vị trí:

Bàn giao cho ca sau tất cả các tài sản trong và ngoài khu vực chốt gác. Tất cả đầy đủ theo Danh Sách List số 03.

Về Công cụ hỗ trợ và Trang Thiết Bị:

01 Bộ đàm, 01 Rùi cui sắt, 01 Đèn pin, 01 Gương cầu lồi. 05 cuốn sổ gồm: Sổ nhật ký, sổ xuất hàng, sổ nhập hàng, sổ theo dõi thầu phụ, sổ ghi chép nội bộ.

Yêu cầu ca sau kiểm tra và ký nhận sổ bàn giao ca trực bảo vệ,

Các bên giao nhận ký tên,

Ý nghĩa của việc bàn giao ca trực bảo vệ

Bàn giao ca trực là khâu quan trọng quyết định đến kết quả công việc của nhân viên bảo vệ. Việc ghi chép các thông tin, số liệu vào trong sổ bàn giao ca trực bảo vệ phải đầy đủ và tỉ mỉ. Điều này sẽ giúp cho quy trình quản lý tài sản, an ninh của Mục tiêu được duy trì tốt đẹp. Việc quản lý công tác bảo vệ cũng sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Xem thêm: Giao Nhận Ca Trực của Nhân Viên Bảo Vệ | Quy định về bàn giao ca trực

Đặc thù của ngành bảo vệ nói chung và các nhân viên bảo vệ nói riêng hầu hết sẽ là trực theo ca. Tùy từng quy định các công ty mà sẽ có 2 đến 3 ca một ngày. Chính vì đặc thù công việc như vậy nên viết sổ bàn giao ca trực của bảo vệ là một yếu tố quan trọng. Các khách hàng, doanh nghiệp biết và kiểm soát được hàng hóa, tài sản của công ty mà nhân viên bảo vệ phụ trách.

Những lưu ý khi ghi chép nhật ký ca trực

Đầu tiên sẽ là các thông tin về doanh nghiệp nơi mình làm việc. Và các thông tin về thời gian ngày bàn giao để xác nhận được ngày nào, thời gian nào và bàn giao những vật dụng gì vào ngày đó.

Cùng với đó, mọi công việc và tài sản bàn giao cho các ca trực đều được thể hiện rõ trên giấy tờ và cần có chữ ký xác nhận đầy đủ. Đây là bước cơ bản và không kém phần quan trọng; nhằm xác định trách nhiệm của mỗi nhân viên trong ca trực. Vậy thì các thông tin ghi trên mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ cần đảm bảo các thông tin sau:

Đối với nhân viên giao ca

Ghi chép lại toàn bộ thực trạng về tài sản, trang thiết bị và các vật dụng tại nơi làm việc
Các công việc trong ca đã và chưa hoàn thành. Để ca sau tiếp nhận và tiếp tục xử lý

Đối với nhân viên nhận ca

Kiểm tra lại tình hình thực tế các trang thiết bị có khớp với thông tin trong sổ không
Kiểm tra công việc đã và chưa hoàn thành ở ca trước và tiếp nhận
Vệ sinh, dọn dẹp khu vực làm việc và tiếp nhận ca
Nếu thông tin thực tế và sổ sách không khớp cần làm việc lại với nhân viên bảo vệ ca trước
Ký xác nhận việc bàn giao đầy đủ

Lưu ý khi thực hiện bàn giao ca trực

Việc thực hiện bàn giao ca trực của nhân viên bảo vệ cần thực hiện theo đúng quy trình; chính xác và chi tiết nhất. Việc bàn giao không đúng có thể dẫn đến việc quy trách nhiệm gặp khó khăn; nếu có sự cố xảy ra. Chính vì vậy mà mỗi công ty bảo vệ cần có những mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ chi tiết nhất. Để có thể thể hiện chính xác các thông tin.

***Việc ghi chép sổ bàn giao ca trực sẽ giúp các nhân viên bảo vệ có trách nhiệm cao hơn trong công việc***

Thông qua đó thì các nhân viên bảo vệ sẽ có ý thức chấp hành cao hơn trong việc ghi chép sổ sách. Đặc biệt hơn thì việc này giúp công tác quản lý của dịch vụ bảo vệ. Và các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ bảo vệ cũng dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

PMV Security cung ứng nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp

Tại Công ty dịch vụ bảo vệ PMV việc thực hiện các quy trình giao nhận ca trực chuyên nghiệp và đầy đủ nhất. Tất cả các nhân viên bảo vệ sẽ phải thực hiện đúng quy trình bàn giao ca và ký xác nhận. Đây là một nhiệm vụ được đào tạo và kiểm tra thường xuyên trong quá trình làm việc.

Dịch vụ bảo vệ PMV luôn được sự tin cậy và hài lòng về chất lượng dịch vụ của khách hàng. Chúng tôi cung cấp đa dạng các sản phẩm dịch vụ như Bảo Vệ, Vệ Sĩ. PMV cung cấp dịch vụ bảo vệ cho các loại hình mục tiêu khác nhau như Nhà Máy, Tòa Nhà, Kho Hàng, Nhà Riêng, Cửa Hàng, Bệnh Viện, Trường Học .v.v. Khi sử dụng Dịch vụ bảo vệ PMV cung cấp, quý vị hoàn toàn an tâm về chất lượng dịch vụ và tính chuyên nghiệp.

Liên hệ với chúng tôi nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn và sử dụng dịch vụ bảo vệ:

Văn phòng Hồ Chí Minh: 40/18 Trần Não, Phường An Khánh, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh

Văn phòng Hà Nội: C20910, Vinhome 119 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 1900 633 838

Theo dõi chúng tôi trên các nền tảng truyền thông sau, để biết thêm thông tin và được hỗ trợ nhanh nhất:

Xem thêm: Thủ tục xin phép sử dụng công cụ hỗ trợ

Ngọc Mai

Chia sẻ bài viết này với mọi người

Mẫu sổ bàn giao ca trực dành cho nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp