Phòng Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ là một phần quan trọng trong bộ máy tổ chức của PMV Security. Nhiệm vụ của phòng giám sát chất lượng dịch vụ bảo vệ là thực hiện việc giám sát chất lượng để đảm bảo rằng dịch vụ bảo vệ của PMV Security được duy trì theo tiêu chuẩn chất lượng và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của từng khách hàng.
Cán bộ giám sát chất lượng dịch vụ bảo vệ là những chuyên gia kiểm toán (Auditor), QC hay KCS, và thường được gọi tắt là Cán Bộ Giám Sát (“CBGS”).
Mục lục bài viết
Phòng Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ
Trong bộ máy tổ chức của PMV Security, phòng Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình cung ứng dịch vụ bảo vệ, họ đảm bảo rằng chất lượng dịch vụ bảo vệ của PMV đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và đến tay khách hàng một cách chuẩn mực, đáng tin cậy.
Công việc kiểm tra và đánh giá chất lượng của CBGS giúp đảm bảo rằng các sản phẩm dịch vụ bảo vệ của PMV Security luôn tuân thủ đúng tiêu chuẩn, an toàn và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của từng khách hàng.
Ngoài ra, việc kiểm tra và giám sát chất lượng còn giúp tăng cường uy tín của công ty trên thị trường và giảm thiểu rủi ro liên quan đến dịch vụ bảo vệ cho khách hàng.
1). Vai trò của Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ đóng vai trò đảm bảo chất lượng của dịch vụ bảo vệ. Vai trò của các cán bộ giám sát là đảm bảo rằng các sản phẩm dịch vụ bảo vệ của PMV Security đang đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng. Để thực hiện điều này, CBGS phải thực hiện các bước kiểm tra cần thiết để duy trì chất lượng dịch vụ.
Thông qua việc kiểm tra và kiểm soát chất lượng, CBGS sẽ giúp công ty phát hiện kịp thời các lỗi nghiệp vụ và nguy cơ rủi ro trong quá trình cung ứng dịch vụ. Qua đó, đảm bảo rằng chất lượng dịch vụ bảo vệ cuối cùng đạt được mức chất lượng như mong muốn.
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ cũng phải tuân thủ quy trình và quy định được thiết lập để đảm bảo tính liên tục, khách quan và đồng nhất của chất lượng dịch vụ.
2). Xác Định Tiêu Chuẩn Chất Lượng Dịch Vụ
Một phần quan trọng trong vai trò của Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ là khả năng xác định và hiểu rõ các tiêu chuẩn chất lượng áp dụng cho từng mục tiêu bảo vệ (tức là từng sản phẩm dịch vụ bảo vệ).
Để làm được điều này, việc đầu tiên của Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ là phải nắm vững yêu cầu của khách hàng dựa trên các thỏa thuận giữa khách hàng và công ty. Đồng thời, Cán Bộ Giám Sát cần hiểu rõ các quy chế, quy định về tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ bảo vệ của PMV Security.
Cán Bộ Giám Sát phải biết cách đo lường và đánh giá chất lượng theo các tiêu chuẩn này để thực hiện kiểm tra một cách hiệu quả. Trong quá trình kiểm tra, CBGS phải xác định các yếu tố quan trọng cần được kiểm tra để đảm bảo dịch vụ đáp ứng đủ yêu cầu chất lượng. Ví dụ, kiểm tra về trang phục, tác phong, thái độ, nghiệp vụ, và các kỹ năng khác.
3). Thực Hiện Kiểm Tra và Kiểm Soát Chất Lượng Dịch Vụ
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ có nhiệm vụ kiểm tra và được ủy quyền kiểm tra các phòng ban và chi nhánh của công ty. CBGS có thẩm quyền kiểm tra từ Trưởng chi nhánh, Trưởng phòng trở xuống và kiểm tra tất cả nhân viên tại các mục tiêu và nhân viên trong các phòng ban.
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ sẽ thực hiện kiểm tra và kiểm soát chất lượng dịch vụ một cách thường xuyên trong quá trình cung ứng dịch vụ cho khách hàng. CBGS được phép sử dụng các phương pháp kiểm tra phù hợp để đảm bảo rằng từng cá nhân và bộ phận đều đáp ứng đủ yêu cầu về chất lượng.
Để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất trong quá trình kiểm tra chất lượng, Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình và quy định liên quan đến kiểm tra. Đồng thời phải ghi nhận khách quan kết quả kiểm tra. Việc ghi nhận kết quả kiểm tra là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác, trung thực, và theo đúng quy trình.
Nhiệm vụ của Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ
Với vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ bảo vệ, nhiệm vụ của Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ là kiểm tra, đánh giá và kiểm soát chất lượng dịch vụ từ khâu tuyển dụng đến đào tạo và cho đến cung ứng dịch vụ và duy trì hoạt động dịch vụ bảo vệ cho khách hàng.
Để làm được điều này, CBGS cần nắm rõ tiêu chuẩn chất lượng nhân viên, thực hiện kiểm tra từ khâu tuyển dụng đầu vào, cho đến kiểm tra quá trình cung ứng dịch vụ theo quy trình và quy định của PMV Security.
Việc thực hiện kiểm tra để xác định đúng, đủ và chính xác là nhiệm vụ và trách nhiệm của CBGS nhằm giúp PMV Security đảm bảo chất lượng dịch vụ bảo vệ cho khách hàng, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết.
1) Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ đầu vào
Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Đầu Vào là quá trình kiểm tra và giám sát các hoạt động tuyển dụng nhân viên bảo vệ, nhằm đảm bảo việc tuyển chọn nguồn nhân lực đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của PMV Security.
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ cần phải xác định và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, bao gồm ngoại hình, học vấn, sức khỏe, thái độ, hồ sơ … và các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên bảo vệ và nhân viên văn phòng.
Các tài liệu tham chiếu bao gồm:
- Quy trình tuyển dụng
- Các tiêu chuẩn dịch vụ bảo vệ PMV
- Nhiệm vụ và trách nhiệm của cán bộ tuyển dụng
Bằng việc thực hiện kiểm tra và giám sát kỹ càng chất lượng đầu vào, CBGS sẽ giúp loại bỏ nguy cơ tuyển chọn đầu vào kém chất lượng, đảm bảo cung ứng dịch vụ bảo vệ chất lượng cho khách hàng và tuân thủ quy trình tuyển dụng theo quy định của PMV Security.
2). Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Trong Quá Trình Đào Tạo
Giám sát chất lượng dịch vụ trong quá trình đào tạo là hoạt động giám sát quá trình đào tạo, học việc và tìm hiểu công việc tại mục tiêu. Đây là cơ hội để phát hiện và khắc phục các vấn đề sớm nhất.
Các tài liệu tham chiếu bao gồm:
- Quy trình đào tạo
- Quy định về học việc và tìm hiểu công việc tại Mục tiêu
- Các tiêu chuẩn dịch vụ bảo vệ PMV
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ cần thường xuyên kiểm tra các bước đào tạo, từ giai đoạn đào tạo sau tuyển dụng đến đào tạo, học việc và tìm hiểu công việc tại mục tiêu.
Việc làm này giúp công ty đảm bảo rằng các nhân viên đang được đào tạo và sắp xếp hợp lý, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra và sẵn sàng cho giai đoạn phục vụ khách hàng.
3). Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Trong Quá Trình Phục Vụ Khách Hàng
Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ trong quá trình phục vụ khách hàng là bước quan trọng để duy trì chất lượng dịch vụ bảo vệ cho khách hàng.
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ cần kiểm tra tổng thể toàn diện, từ mức độ hoàn thiện về giao nhận ca, trang phục, tác phong người bảo vệ, thái độ phục vụ, chuyên môn nghiệp vụ, các kỹ năng của bảo vệ, đến tinh thần trách nhiệm và tuân thủ các nội quy, yêu cầu.
Các tài liệu tham chiếu bao gồm:
- Quy trình giao nhận ca trực
- Những quy định về mang mặc trang phục
- Quy định về tác phong bảo vệ PMV
- Các quy trình, quy định của PMV
- Những yêu cầu của khách hàng
- Quy chế tổ chức hoạt động PMV
Việc kiểm tra, giám sát này sẽ giúp công ty đảm bảo rằng dịch vụ cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng.
Quyền hạn của Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ có quyền kiểm tra mọi khía cạnh trong bộ máy hoạt động của công ty, từ bộ phận quản lý và điều hành dịch vụ bảo vệ.
Kiểm tra từ hoạt động tuyển dụng nhân viên đầu vào đến việc quản lý và điều hành dịch vụ bảo vệ, để đảm bảo các bộ phận phòng, ban phải tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã định.
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ được quyền yêu cầu và nhận thông tin chi tiết về các thỏa thuận giữa khách hàng với công ty và các quy trình kiểm soát an ninh cho khách hàng để hiểu rõ hơn về chất lượng và quá trình vận hành dịch vụ.
Ngoài ra, CBGS có quyền đề xuất và thực hiện các biện pháp cải tiến để khắc phục các lỗi hoặc sự cố phát sinh trong quá trình kiểm tra và kiểm soát chất lượng dịch vụ.
1) Quyền được cung cấp thông tin
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ được cung cấp thông tin đầy đủ về các yêu cầu của khách hàng, các quy chế nội quy công ty, các quy trình hoạt động tại khách hàng và cung cấp thông tin cần thiết về các nhân viên trong công ty như học vấn, sức khỏe, lịch sử làm việc v.v.
Các thông tin này giúp CBGS hiểu rõ về dịch vụ và có khả năng xác định chất lượng của nó dựa trên tiêu chuẩn đã đề ra. Quyền này giúp họ đảm bảo rằng sản phẩm dịch vụ đáp ứng các yêu cầu chất lượng cần thiết và đưa ra các quyết định kiểm tra phù hợp.
2). Quyền được kiểm tra
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ có quyền kiểm tra tất cả các phòng ban, các chi nhánh, các mục tiêu trong mọi giai đoạn của quá trình điều hành dịch vụ để đảm bảo rằng chất lượng được duy trì và kiểm soát.
CBGS có thể kiểm tra từ các Trưởng chi nhánh, Trưởng Phòng trở xuống và đến bất kỳ văn phòng chi nhánh của công ty, các mục tiêu bảo vệ, các vị trí bảo vệ để kiểm tra mọi lúc, mọi nơi.
Việc kiểm tra này cũng được phép sử dụng các phương pháp tiêu chuẩn và công cụ phù hợp để đánh giá các yếu tố chất lượng quan trọng và xác định sự phù hợp của sản phẩm với tiêu chuẩn đã đề ra.
3). Quyền được đưa ra biện pháp cải tiến khắc phục
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ có quyền đưa ra các biện pháp cải tiến cụ thể nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ và/hoặc khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra chất lượng.
CBGS có thể đề xuất và triển khai các biện pháp như cải thiện phương án bảo vệ, mô tả công việc, sửa đổi tiêu chuẩn chất lượng, thay đổi nhân viên bảo vệ hoặc huấn luyện nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ và quy trình làm việc.
Trách Nhiệm của Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ chịu trách nhiệm mọi mặt về kết quả kiểm tra. Đảm bảo rằng mọi kết quả kiểm tra được thực hiện chính xác và đáng tin cậy. CBGS phải đảm bảo rằng sản phẩm dịch vụ đáp ứng đúng các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng đã đặt ra.
Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào, họ phải thông báo và hỗ trợ các bộ phận liên quan để xử lý, giải quyết. Ngoài ra, CBGS cần thực hiện việc báo cáo vấn đề và đề xuất cải tiến để cải thiện quy trình và chất lượng sản phẩm dịch vụ, đảm bảo quy trình cung ứng dịch vụ hoạt động hiệu quả và hiệu suất cao.
1). Chịu Trách Nhiệm về Kết Quả Kiểm Tra
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ phải chịu trách nhiệm tuyệt đối về kết quả kiểm tra của giám sát. CBGS phải đảm bảo rằng mỗi mục tiêu/cá nhân được kiểm tra đều tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
Nếu phát hiện bất kỳ sai sót hoặc không phù hợp nào, họ phải chịu trách nhiệm thông báo cho các bên liên quan như Trưởng Chi Nhánh, Trưởng Phòng, Chỉ Huy Khu Vực và tham gia vào quá trình khắc phục vấn đề.
Sự chính xác và nhanh chóng trong việc chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ bảo vệ của công ty luôn được duy trì và nâng cao.
2). Báo Cáo Vấn Đề và Đề Xuất Cải Tiến
Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ phải có khả năng nhận diện, báo cáo và đề xuất cải tiến cho các vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ bảo vệ và các nhân viên bảo vệ, mục tiêu hay khu vực đang cung ứng cho khách hàng.
CBGS cần thực hiện việc ghi chép và báo cáo chi tiết về mọi vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra. Đồng thời, phải đưa ra các đề xuất cải tiến để cải thiện chất lượng dịch vụ bảo vệ cho khách hàng.
Sự nghiêm túc, khách quan và khả năng đưa ra giải pháp hiệu quả sẽ giúp Cán Bộ Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ đóng góp tích cực vào sự phát triển của công ty.
Xem thêm: Dịch Vụ Bảo Vệ
PMV Security
Công ty TNHH Dịch Vụ Bảo Vệ Phát Minh Vượng