Nhà Thầu là lực lượng gia công, sửa chữa hoặc cung cấp dịch vụ. Mục tiêu bảo vệ nào thì cũng phải có nhà thầu. Số lượng ít hay nhiều tùy theo quy mô của Mục tiêu. Kiểm soát nhà thầu là công việc cực kỳ quan trọng. Những sự cố, rủi ro, rắc rối bởi nhà thầu gây ra cho Mục tiêu bảo vệ không phải là ít. Đây là quy trình kiểm soát nhà thầu của công ty dịch vụ bảo vệ PMV.
*************************
Mục lục bài viết
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NHÀ THẦU
Của: CÔNG TY DỊCH VỤ BẢO VỆ PMV
*************************
Mục đích của Quy trình
Giúp cho nhân viên bảo vệ nhận biết và thực hiện đúng các bước trong việc kiểm soát Nhà Thầu ra, vào Mục tiêu. Nhằm kiểm soát và duy trì nghiêm túc Nội Quy An Ninh và các Quy Chế – Quy Định của Khách hàng liên quan đến hoạt của Nhà Thầu. Đồng thời đảm bảo nề nếp, an ninh trật tự, an toàn về người và hàng hóa, tài sản cho khách hàng.
Quy trình này còn nhằm nâng cao năng lực, nghiệp vụ, ý thức, trách nhiệm của Nhân viên bảo vệ PMV trong việc giao tiếp, đăng ký, kiểm soát Nhà Thầu ra vào Mục tiêu
Yêu cầu của Quy Trình
Nắm rõ và sử dụng đúng tất cả các Biểu Mẫu trong khi thực hiện quy trình. 
Duy trì nghiêm túc các Nội Quy, Quy định của khách hàng đối với việc kiểm soát Nhà Thầu.
Thực hiện và duy trì nghiêm túc đầy đủ các bước theo quy trình này là nhiệm vụ, trách nhiệm của các cấp chỉ huy và các nhân viên bảo vệ thuộc Công ty dịch vụ bảo vệ PMV.
Trong quá trình vận hành nếu có phát sinh chi tiết ngoài quy trình phải liên hệ ngay với Người đại diện khách hàng hoặc Chỉ huy bảo vệ để được giải quyết. Tuyệt đối không tự ý giải quyết sai quy trình.
Diễn Giải
Có 2 loại Nhà Thầu, đó là Nhà Thầu (“NT”) và Nhà Thầu Thường Xuyên (“NTTX”). Vì vậy, quy trình này sẽ phân biệt rõ 2 đối tượng (loại) nhà thầu khác nhau.
Nhà Thầu (Hay còn gọi là Nhà Thầu Không Thường Xuyên)
Là đối tượng Nhà Thầu chỉ đến và hoạt động tại Mục tiêu mỗi khi khách hàng yêu cầu. Thời gian ở trong Mục tiêu của đối tượng này tùy thuộc vào khối lượng công việc. Có thế 1 vài tiếng và cũng có thể một vài ngày.
- Nhà Thầu vào sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng
- Đơn vị nhà thầu vào giao hàng, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng
- Nhà Thầu vào thực hiện các dịch vụ đột xuất
- và các Nhà Thầu khác v.v
Nhà Thầu Thường Xuyên
Là Nhà Thầu đến Mục tiêu làm việc hàng ngày. Họ là phần không thể thiếu trong hoạt động của Mục tiêu.
- Nhà thầu nấu ăn tại Căng tin,
- Công nhân nhà thầu chăm sóc cây xanh,
- Nhà thầu vệ sinh công nghiệp
- Nhà thầu chăm sóc hệ thống máy móc, thiết bị của Mục tiêu như Lò hơi, Gas, Khí nén, Máy phát điện .v.v
- Công nhân nhà thầu bốc xếp
- Nhà thầu vận tải
- và các Nhà Thầu khác v.v,
Ghi Nhớ
Mỗi đối tượng Nhà Thầu sẽ phải áp dụng một phương pháp kiểm soát khác nhau. Vì vậy, khi thực hiện quy trình bạn phải biết phân biệt Nhà Thầu hay Nhà Thầu Thường Xuyên. Trong một số trường hợp bạn nên linh hoạt như sau:
- Người của Nhà Thầu Thường Xuyên nhưng đến Mục tiêu đột xuất (không có trong danh sách) thì đăng ký kiểm soát như Nhà Thầu Không Thường Xuyên
- Nhà Thầu Không Thường Xuyên nhưng thi công, hoặc hoạt động tại Mục tiêu trong nhiều ngày liên tục thì có thể kiểm soát như Nhà Thầu Thường Xuyên
*************************
NỘI DUNG
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NHÀ THẦU
CÔNG TY DỊCH VỤ BẢO VỆ PMV
*************************
Nhiệm vụ kiểm soát nhà thầu trong mục tiêu sẽ bao gồm 3 nội dung. Một (i) là kiểm soát nhà thầu khi vào. Hai (ii) là kiểm soát nhà thầu trong lúc làm việc tại mục tiêu. Ba (iii) là kiểm soát nhà thầu khi ra. Tuy nhiên trong nội dung Quy trình kiểm soát Nhà Thầu này chỉ nêu hai nội dung.
- Một (i) là Quy trình kiểm soát Nhà Thầu khi vào.
- Hai (ii) là Quy trình kiểm soát Nhà Thầu khi ra.
Còn việc kiểm soát nhà thầu trong lúc họ làm việc, thi công tại mục tiêu thì tùy vào từng yêu cầu của Khách hàng. Nếu khách hàng có yêu cầu bảo vệ thực hiện kiểm soát thì nội dung này sẽ nằm trong bản mô tả nhiệm vụ tại các mục tiêu.
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NHÀ THẦU KHI VÀO MỤC TIÊU
Hãy nhớ rằng mục tiêu bảo vệ là nơi không phải ai muốn vào thì vào! Đối với công nhân viên có quy trình kiểm soát công nhân viên. Đối với khách có quy trình kiểm soát khách ra vào. Vì vậy, đối với nhà thầu cũng có quy trình kiểm soát nhà thầu, và đặc biệt nhà thầu là lực lượng rất dễ gây ra những những sự cố, phức tạp. Vì vậy phải kiểm soát chặt chẽ sẽ đúng quy định trước khi các nhà thầu vào trong mục tiêu làm việc.
Kiểm soát các Nhà Thầu khi vào Mục tiêu
Kiểm soát khi vào:
Quy trình Kiểm soát Nhà Thầu cũng gần giống như kiểm soát khách vào Mục tiêu. Khi thấy có Nhà thầu đến, Bước 1 ta phải hỏi thông tin cá nhân các Công nhân Nhà Thầu. Sau đó (Bước 2) cũng kiểm tra đúng/sai đối chiếu thông tin với kế hoạch (nếu có). Nếu không có kế hoạch ta chuyển (Bước 3) là liên hệ với Người Quản Lý hoặc Người nào gọi nhà thầu này đến. Bước này để xác nhận đúng, cho vào / không cho vào.
Sau khi mọi thứ đã được xác nhận. Nhà thầu xuất trình I.D cho bảo vệ giữ và để đăng ký vào sổ theo dõi theo biểu mẫu BMT:01.
Đồng thời phát cho nhà thầu biểu mẫu BMT:03 yêu cầu nhà thầu kê khai những vật dụng thiết bị mà mình mang vào. Bảo vệ phải kiểm tra đối chiều giữa sự kê khai và thực tế mang vào của BMT:03.
Sau khi hoàn thành việc đăng ký, kiểm tra. Bảo vệ phát thẻ nhà thầu cho nhà thầu (nhớ giữ lại chứng minh nhân dân, hoặc căn cước công dân) và hướng dẫn nhà thầu di chuyển đi vào khu vực bên trong.
Đối với những mục tiêu cần phải hướng dẫn an toàn thì bảo vệ phải hướng dẫn an toàn cho nhà thầu trước khi cho công nhân nhà thầu bước vào bên trong.
Kiểm soát các Nhà Thầu Thường Xuyên khi vào Mục tiêu
Kiểm soát khi vào:
Đối với nhà thầu thường xuyên phải lập danh sách nhân viên của mình. Danh sách này phải được bộ phận có thẩm quyền phía khách hàng xác nhận. Sau đó gửi danh sách đến cổng bảo vệ. Mỗi lần thay đổi nhân sự trong danh sách phải lập danh sách mới và đăng ký lại.
Hàng ngày mỗi khi công nhân viên nhà thầu đến mục tiêu làm việc họ phải xuất trình cho bảo vệ chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (gọi chung là I.D). Bảo vệ kiểm tra tên người trong I.D đối chiếu trong danh sách. Nếu thấy có đúng thì phát thẻ nhà thầu cho cho công nhân nhà thầu này vào làm việc. Đồng thời ghi nhận vào Sổ Đăng Ký Nhà Thầu Ra Vào (BMT:02).
Kiểm soát NTTX sẽ khác với Nhà Thầu ở chỗ là bảo vệ không có giữ I.D của những công nhân viên. Bởi vì những đối tượng này đã có thông tin nhân thân đầy đủ do Ban Lãnh Đạo Nhà Thầu này cung cấp và đăng ký trước với Ban Lãnh Đạo Khách hàng.
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NHÀ THẦU KHI RA
Quy trình kiểm soát nhà thầu khi ra khỏi mục tiêu áp dụng chung một quy trình. Tuy nhiên trong quá trình vận hành các nhân viên bảo vệ phải linh hoạt phân biệt. Bởi vì đối với nhà thầu thường xuyên ta không giữ I.D và hầu hết không có đăng ký biểu mẫu BMT:03 khi vào. Vì vậy, khi ra ra chúng ta bỏ qua công đoạn này đồi với nhà thầu thường xuyên.
Bước 1: Khi công nhân nhà thầu ra về, bảo vệ yêu cầu công nhân dừng lại để bảo vệ kiểm tra. Thực hiện việc kiểm tra những vật dụng, trang thiết bị mà công nhân mang ra. Đối chiếu với biểu mẫu BMT:03. Nếu thấy sai (mang dư mang thừa, không khớp với phiếu) yêu cầu để lại vị trí cũ.
Bước 2: Thực hiện kiểm tra thân người (bodycheck) đối với công nhân nhà thầu. Kiểm tra cốp xe, túi sách, giỏ đồ … mà công nhân mang ra. Đảm bảo rằng không có hàng hóa tài sản nào cất giấu trong người mang ra ngoài. Nếu phát hiện vi phạm lập tức giữ lại lập biên bản gửi cho cho đại diện khách hàng xem xét giải quyết. Gọi điện xin ý kiến chỉ huy (nếu cần).
Bước 3: Nếu công nhân nhà thầu không vi phạm gì, thu hồi lại thẻ nhà thầu, trả lại I.D (chứng minh nhân dân, căn cước công dân) cho nhà thầu. Lưu ý: bảo vệ chỉ giữ I.D nhà thầu không thường xuyên. Những công nhân thuộc nhà thầu thường xuyên là không có giữ I.D nên không có gì để trả lại.
Bước 4: Mở cổng cho công nhân nhà thầu ra về
Tham khảo thêm: Dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp cho Nhà máy
Kiểm soát công nhân nhà thầu khi ra khỏi Mục tiêu
Thực hiện Quy trình kiểm soát Nhà Thầu
Quy trình kiểm soát nhà thầu này được xây dựng và phát triển bởi Công ty dịch vụ bảo vệ PMV. Quy trình này chỉ mang tính cơ bản. Khi triển khai dịch vụ với khách hàng tùy từng mục tiêu mà các chỉ huy khu vực phải viết lại quy trình cho phù hợp với đặc điểm yêu cầu của khách hàng.
Xây dựng quy trình và thực hiện theo quy trình là phương pháp quản lý chuyên nghiệp. Các nhân viên bảo vệ phải thực hiện đúng theo Quy trình kiểm soát Nhà Thầu. Đây cũng là yếu tố quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ. Nhất là Dịch vụ bảo vệ Nhà máy.
Nếu có điều gì chưa rõ, các nhân viên bảo vệ hãy liên hệ với chỉ huy khu vực của mình. Hoặc gọi số 1900 633 838 để được tư vấn hướng dẫn.
Mọi ý kiến đóng góp về quy trình kiểm soát nhà thầu, quý vị, các anh chị, và các bạn bình luận phía dưới bài viết này. Chúng tôi tôi hoan nghênh những ý kiến đóng góp tích cực để cùng nhau xây dựng các quy trình quản lý phù hợp. Quy trình kiểm soát Nhà Thầu ra vào của PMV-Security.