Sau nhiều năm nghiên cứu và rút kinh nghiệm. Công ty bảo vệ PMV đã vận hành một phương pháp chấm công đặc biệt. Phương pháp này khác biệt hoàn toàn với nhiều công ty cùng ngành nghề bảo vệ. Nó sẽ hạn chế thấp nhất và gần như không có chuyện nhầm lẫn ngày công của nhân viên bảo vệ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu quy định về chấm công cho nhân viên bảo vệ tại Công ty Dịch Vụ Bảo Vệ PMV.

————————-

Mục lục bài viết

QUY ĐỊNH VỀ CHẤM CÔNG

Đặc thù Nghề Bảo Vệ nay đây mai đó. Một tháng có thể làm việc trong nhiều mục tiêu khác nhau. Đối với Nhân viên bảo vệ, tiền lương là một trong những yếu tố quan trọng. Ngoài mong muốn có mức lương cao, thời gian phát lương đúng ngày. Bảo vệ còn mong muốn phải được nhận đúng, đủ tiền lương mà mình đã làm ra.

Những điều “muốn” đó tưởng chừng như quá bình thường. Nhưng thực tế nhiều nhân viên bảo vệ vẫn không có được! Bị mất ngày công dẫn đến thiếu lương. Hỏi ra thì không ai giải quyết được! Nguyên nhân chính là do việc chấm công của công ty bảo vệ. Nếu không có quy định về chấm công cho nhân viên bảo vệ, việc bị nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi.

Nếu không có quy định về chấm công cho nhân viên bảo vệ một cách rõ ràng thì việc bị nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi

QUY ĐỊNH VỀ CHẤM CÔNG CHO NHÂN VIÊN BẢO VỆ

Chấm công là việc ghi nhận lại thời gian làm việc thực tế của Nhân viên Bảo vệ. Từ việc chấm công sẽ liên quan đến việc tính lương. Do đó việc chấm công phải được chính xác, kịp thời, minh bạch. Chấm công đúng, đủ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên bảo vệ để các nhân viên an tâm làm việc.

Xem thêm: Công ty bảo vệ PMV giải đáp các câu hỏi của Người Xin Việc

Phương pháp chấm công lỗi thời

Trước đây, PMV cũng áp dụng việc chấm công như nhiều công ty bảo vệ khác. Đó là phó thác mọi việc chấm công cho đội trưởng mục tiêu. Đến cuối tháng đội trưởng mục tiêu gửi về một bảng chấm công tổng hợp. Phòng kế toán căn cứ vào bảng chấm công này để tính lương cho nhân viên bảo vệ.

Nếu đó là mục tiêu ít người và quân số ổn định thì không sao. Nhưng nếu đó là mục tiêu nhiều người, quân số thường biến động thì kết quả là nhiều nhân viên bảo vệ bị mất công, thiếu công. Trong khi các đội trưởng, ca trưởng thì lại được tính nhiều công hơn so số giờ họ làm việc thực tế.

Làm như vậy không những để xảy ra tiêu cực mà còn thiếu đi sự kiểm soát. Bởi vì thực tế nhân viên có đi làm hay không đi làm – công ty không biết. Họ có thể tự ý đổi ca, đổi giờ làm việc cho nhau. Một người nghỉ ở nhà nhưng vẫn được chấm công, trong khi một người kia lại đang làm việc quá nhiều giờ không đảm bảo sức khỏe. Từ đó dẫn đến thiếu sự kiểm soát và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Vì thế, quy định về chấm công của Bảo vệ PMV được ra đời.

QUY ĐỊNH VỀ CHẤM CÔNG TẠI BẢO VỆ PMV

Chấm công bảo vệ hàng ngày do Nhân sự đảm nhiệm

Tại PMV, việc chấm công là phải được thực hiện hàng ngày. Ngày nào chấm dứt điểm ngày đó. Chậm nhất là ngày hôm nay phải chấm công hoàn chỉnh ngày hôm qua. Người chấm công là Quản Lý Nhân Sự làm việc tại Văn phòng. Hàng ngày, Quản Lý Nhân Sự sẽ gọi điện cho tất cả nhân viên ở Mục tiêu để xác nhận ngày công, giờ công đã làm. Đối với những Mục tiêu có Đội trưởng thì Đội trưởng sẽ thay mặt nhân viên để báo công cho QLNS. Mặc dù vậy, Quản Lý Nhân Sự vẫn có thể gọi cho từng nhân viên để xác nhận lại.

Phương pháp kết hợp vừa chấm công vừa điểm danh của Bảo vệ PMV đã mang lại rất nhiều hiệu quả trong quản lý chất lượng dịch vụ cho khách hàng

Cách khác là Quản Lý Nhân Sự kết hợp với các nhân viên để tạo lập ra những nhóm Zalo. Hàng ngày Nhân Viên ở các Mục tiêu sẽ báo công trực tiếp lên nhóm Zalo. Với cách này, các nhân viên bảo vệ đều biết ngày công của nhau một cách công khai, minh bạch. Quản Lý Nhân Sự dùng dữ liệu đó để đưa vào Bảng Chấm Công.

Chấm công kết hợp với điểm danh

Chấm công theo những phương pháp này của PMV được gọi là kết hợp vừa chấm công vừa điểm danh. Qua đó bộ phận quản lý điều hành có thể biết rõ tình trạng nhân viên của mình. Ai đang nghỉ bệnh? Ai đang nghỉ phép? Ai đang phải tăng ca? Từ đó, Bộ phận quản lý, điều hành sẽ có ngay các giải pháp điều chỉnh kịp thời. Nó mang lại hiệu quả thiết thực cho việc quản lý, điều hành.

Bạn nên xem thêm:

Tiền lương và những quy định về lương

Chuyển đổi giờ công từ số sang ký tự

Do bởi nhiều khách hàng chọn thuê bảo vệ theo thời gian khác nhau. Bên cạnh những khách hàng thuê bảo vệ 24/7. Cũng có những khách hàng chỉ thuê ca lẻ một vài tiếng / ngày. Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý. Bảo vệ PMV chuyển đổi ca trực, giờ trực của nhân viên bảo vệ về ký hiệu chữ cái tương ứng, như sau

Một bảng chấm công mẫu của Bảo Vệ PMV được in từ hệ thống

Các ký hiệu chấm công

A: Thời gian trực 8 tiếng buổi sáng, thuộc ca ngày

B: Thời gian trực 8 tiếng buổi chiều, thuộc ca ngày

C: Thời gian trực 8 tiếng buổi đêm, thuộc ca đêm

FA: Thời gian trực 12 tiếng từ sáng đến chiều, thuộc ca ngày

FC: Thời gian trực 12 tiếng từ chiều đến sáng, thuộc ca đêm

D: Thời gian trực 10 tiếng bất kỳ, thuộc ca đêm

E: Thời gian trực 9 tiếng bất kỳ, thuộc ca đêm

M: Thời gian trực 24 tiếng ngày và đêm

H: Thời gian trực 11 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày

T: Thời gian trực 10 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày

Y: Thời gian trực 9 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày

X: Thời gian trực 8 tiếng ca hành chính, thuộc ca ngày

F: Thời gian trực 4 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày

I: Thời gian trực 3 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày

G: Thời gian trực 2,5 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày

N: Thời gian trực 2 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày

S: Thời gian trực 1,5 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày

P: Thời gian trực 1 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày

Ưu, nhược điểm trong Quy định về chấm công của PMV

Ưu điểm là điểm danh nhân viên bảo vệ, nắm chắc tình hình quân số. Thuận tiện trong quản lý, điều hành. Việc điểm danh cũng là dịp Quản Lý Nhân Sự tương tác với nhân viên bảo vệ của mình. Từ việc tương tác ấy, hai bên trao đổi cho nhau những thông tin cần thiết. QLNS có thể kết hợp phổ biến, giải thích các quy định, nội quy. Nhân viên bảo vệ có thể tranh thủ trình bày nguyện vọng, tâm tư, tình cảm hoặc phản ảnh, thắc mắc điều gì đó.

Nắm chắc tình hình quân số giúp cho bộ phận quản lý và điều hành sẽ chủ động trong việc tuyển dụng và điều động nhân viên bảo vệ. Chủ động nguồn nhân lực để nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ cho khách hàng.

Chấm công hàng ngày giúp bộ phận Quản Lý Nhân Sự chủ động trong việc tuyển dụng và điều động nhân viên bảo vệ

Ưu điểm tiếp theo của quy định về chấm công của PMV là bất cứ khi nào nhân viên bảo vệ cũng có thể biết được tổng số giờ công mà mình đã làm. Qua đó, giúp cho các nhân viên bảo vệ dễ dàng tạm ứng tiền lương nếu có nhu cầu. Tham khảo thêm bài viết: Quy định về tạm ứng tiền lương

Về nhược điểm trong quy định về chấm công của PMV là phải chi phí cho bộ máy quản lý. Mỗi một khu vực sẽ phải biên chế một Quản Lý Nhân Sự bên cạnh Chỉ Huy Khu Vực và Giám Sát Khu Vực.

Trách nhiệm của các bộ phận trong việc thực hiện các quy định về chấm công

Để thực hiện thành công các quy định về chấm công. Các cá nhân, bộ phận phải gắn trách nhiệm của mình vào công việc. Nhân viên bảo vệ phải có trách nhiệm báo cáo kịp thời và nghiêm túc về ca trực của mình. Đội trưởng phải có trách nhiệm báo cáo chính xác, kịp thời ca trực của nhân viên trong đội. Chỉ huy khu vực có trách nhiệm báo cáo ca trực cho những mục tiêu lẻ. Quản Lý Nhân Sự có trách nhiệm tổng hợp và chấm công lên hệ thống theo dõi của công ty.

Tham khảo bài viết về Nhiệm vụ của người Đội Trưởng Bảo Vệ

Các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm tuân thủ về thời gian đã định (deadline). Việc chấm công chậm nhất là hôm nay phải hoàn thành ngày hôm qua. Quản Lý Nhân Sự phải hoàn thành “Bảng Công Trong Tháng” chậm nhất là ngày 03 Dương lịch hàng tháng. Sau đó chuyển cho Bộ phận Kế Toán để tính lương. Sau ngày 03 Dương Lịch, Bảng Công sẽ không được phép chỉnh sửa.

Từng cá nhân phải chịu chịu trách nhiệm về mình cho mọi hậu quả liên quan đến chấm nhầm, bỏ sót, thừa, thiếu ngày công, giờ công của nhân viên và của mục tiêu.